HowToHochzeit #3 "Die Wahl der richtigen Location"

Heute widme ich mich einem der wichtigsten Themen überhaupt für Dich. Wie findest du unter den ganzen Angeboten überhaupt die richtige Location für Deine Hochzeitsfeier?

Ich bin mir sicher, dass Du bei der Planung Deiner Hochzeitsfeier schon einmal in der uns allen bekannten Suchmaschine nach einer Hochzeitslocation geschaut hast. Und? Bist Du erschlagen von all den Angeboten? Es existiert eine schier unfassbare Masse an Angeboten. Mit Catering, ohne Catering, ländlich gelegen, industrieller Stil, mit verbauter Technik, ohne...etc.pp - noch schlimmer wird es, wenn Du in den einschlägigen Foren nach Tipps fragst. Jeder hat halt seine eigenen Ideale und versucht diese als das Nonplusultra zu verkaufen.

Aber keine Sorge, ich bringe Licht ins Dunkel für Dich. In diesem Blogbeitrag findest Du den perfekten 9 Punkte Plan, damit Du für Dich und Deine Gäste die optimale Location findest. Denn wenn Du erst einmal weißt, worauf Du achten solltest, ist die Auswahl am Ende vielleicht nicht mehr ganz so riesig.

Als zusätzlichen Service habe ich Dir den 9 Punkte Plan als PDF zum Download eingebunden, damit Du ihn für Dich abhaken kannst. Dabei habe den Plan so geteilt, dass Du nicht immer alles ausdrucken musst, denn einige Fragen sind vorher zu klären, einige andere Fragen hingegen bei der Besichtigung.

Mein Tipp dazu: Nehmt euch meine Checkliste ( oder natürlich auch eine andere Checkliste ) mit zur Termin vor Ort und schreibt euch alles auf! Nur so vermeidest Du am Ende unliebsame Überraschungen. So hast Du auch den Vorteil, dass Du die Aussagen mit dem späteren Vertrag abgleichen kannst, bevor du einen großen Batzen anzahlst.

Bevor du überhaupt eine Location besichtigen kannst

1. Welchen Stil möchtest Du für Deine Hochzeit?

Diese Frage solltest Du Dir als allererstes beantworten, bevor Du Dich auf die Suche nach einer Location begibst. Alleine dadurch wird die Auswahl viel kleiner. Möchtest du eher eine ländliche Scheune, ist beispielsweise das Bootshaus Herne nichts für Dich. Umgekehrt natürlich genauso, legst du eher Wert auf eine moderne Optik, wirst du beispielsweise im Rittergut Laer nicht glücklich.

2. Möchtest Du einen Caterer vom Haus oder einen externe Caterer / Eigenverpflegung?

Nachdem Du Dich für einen Stil entschieden hast, solltest Du Dir im nächsten Schritt die Verköstigung Deiner Gäste überlegen.

In vielen Hochzeitslocations ist das Catering immer im Angebot mit inbegriffen. Dadurch sind die Preise natürlich nicht mit einer Location vergleichbar, die rein den Raum zur Verfügung stellt.

Für mich persönlich ist es ein Vorteil, wenn das Catering direkt von der Location mit angeboten wird. So wird das Essen nicht noch durch die Gegend gefahren - was auch immer die Gefahr einer Verspätung mit sich bringt! Gegen Stau ist leider niemand gefeit.

Zudem kennt der Hauscaterer auch sämtliche Gegebenheiten in „seiner“ Location, weiß aus Erfahrung, wann er was wo aufzubauen hat, wenn er das Dessert auffahren kann und wo die Küche ist, um eine leer gegessene Schüssel aufzufüllen. Zudem ist es für Dich einfacher, mit einem festen Betrag pro Gast zu planen, denn viele Locations bieten eine „Pro Kopf Pauschale“ mit Essen und Getränken an. Das kann bei einigen Anbietern sogar noch weiter gehen und es werden Stuhlhussen, Blumendeko oder ähnliche Zusatzleistungen mit angeboten.

Wenn es Dir wichtig ist, einen externen Caterer zu buchen oder Eigenverpflegung mitzubringen, wir übrigens die Auswahl der Hochzeitslocations ungleich kleiner. Wie gerade erwähnt bieten die meisten Locations ein „Rundum - Sorglos - Paket“ an, welches Essen und Getränke beinhaltet.

Achte bitte auch unbedingt darauf, ob Du eigene, evtl. spezielle Getränke mitbringen darfst. Oftmals gibt es zwar eine gute bis sehr gute Auswahl, aber vielleicht fehlt ja gerade das Lieblingsgetränk Deiner Clique.

Erkundige Dich daher unbedingt genau, welche Getränke angeboten werden und ob ihr im Zweifelsfall „XY“ mitbringen dürft. Achtung: Hier kann es sein, dass Locations das sog. „Korkgeld“ berechnen. Das ist ein u.U. nicht ganz so kleiner Obolus on top, der berechnet wird.

Keine Sorge - es ist in der Checkliste mit aufgeführt, damit Du gezielt danach fragen kannst.

Das sind erst einmal die zwei allerwichtigsten Punkte, bevor Du überhaupt mit der Suche nach einer Location beginnst. Wenn Du mit Deinem Partner dabei eine klare Vorstellung hast, wird es um einiges einfacher für Dich.

Bei der Besichtigung einer Hochzeitslocation

In den nächsten Punkten gehe ich darauf ein, was Du und Dein Partner vor Ort klären solltet, wenn ihr eine interessante Location gefunden habt, die an eurem Wunschdatum noch frei ist. Die Reihenfolge ist dabei natürlich Dir überlassen, ich habe Dir alle wichtigen Punkte einfach mal „runtergeschrieben“.

3. Gibt es weitere (Hochzeits-) gesellschaften an dem Tag?

Für mich persönlich eine ganz wichtige Frage! Es ist durchaus nicht unüblich, bspw. in einem Restaturant, dass die Hochzeitsgesellschaft der eine Teil ist, aber das Tagesgeschäft noch ganz normal weiterläuft. Es gibt auch einige Locations, in denen durchaus mehrere Gesellschaften gleichzeitig feiern.

Jetzt musst Du für Dich entscheiden, ob Du das für gut befindest, oder nicht. Meine persönliche Meinung? Ein absolutes No Go!

Ich habe es als DJ oftmals erlebt, dass plötzlich wildfremde der anderen Gesellschaft oder aus dem Tagesgeschäft auf der Hochzeitsfeier auftauchen. Leider ist es dabei auch schon zu unschönen Szenen gekommen. Für mich sollte eine private Feier eine private Feier bleiben. Punkt.

Ebenfalls kriminell wird es, wenn es nur einen gemeinsam zu nutzenden Toilettenbereich gibt oder Du die Musik der anderen Gesellschaft lauter hörst als die eigene.

Schlussendlich stellt sich auch die Frage, ob die Küche das parallele arbeiten gewohnt ist. Auch das habe ich schon negativ erleben müssen, dass für 18.30 Uhr angekündigte Essen kam dann letzten Endes um 21.30 Uhr. Du kannst Dir sicherlich lebhaft vorstellen, wie am Ende die Stimmung auf der Hochzeitsfeier war. Da konnte ich als DJ auch nichts mehr retten - letzten Endes war die Feier dann um 0.30 Uhr komplett beendet. Kleine Notiz am Rande - dasselbe Brautpaar hat mich dann nächstes Jahr am 1. Hochzeitstag zur Nachfeier in einem Vereinsheim nochmal gebucht. Anwesend waren nur die besten Freunde und wir haben mit 25 Gästen bis morgens um 4.30 Uhr gefeiert. Und ja, dass Brautpaar hat dafür einen Rabatt bekommen von mir.

Von daher - fragt das ruhig, damit eure Hochzeitsfeier nicht in einem Desaster endet!

Es gibt durchaus auch tolle Locations, die die Räume strikt getrennt haben und alles perfekt umsetzen können ( die Rohrmeisterei in Schwerte ist ein positives Beispiel dafür! ) - im Zweifelsfall würde ich aber bei Gleichstand von zwei Locations, die zur Auswahl stehen, die wählen, bei der definitiv nur eine Gesellschaft vor Ort ist.

4. Wie sieht es aus mit Parkplätzen und Übernachtungsmöglichkeiten?

Stell Dir vor, Du hast 100 Gäste zu Deiner Hochzeit eingeladen und es gibt nur drei Parkplätze. Was machen dann die anderen Gäste mit ihren fahrbaren Untersätzen? Irgendwo wild abstellen und womöglich noch ein „Knöllchen“ riskieren?

Auch da gibt es viele Locations, wo das alles andere als optimal gelöst ist. Aber ich kann Dich beruhigen, im Regelfall weiß das der Besitzer und kann Dir oftmals eine Lösung präsentieren.

Gleiches gilt für eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten. Feierst Du nicht gerade in einem Hotel, sollte zumindest ein bezahlbares Hotel in der Nähe sein. Dazu gibt es ganz am Ende noch einen Spezial Tipp - der ist wichtig, falls die Location etwas ländlicher liegt.

5. Gibt es verbaute Technik, die der DJ nutzen muss? Oder kann er komplett eigene Technik mitbringen? Siehe dazu auch Punkt 6, der berühmte „Limiter“.

Eine weitere entscheidende Frage. In einigen Locations gibt es mittlerweile fest verbaute Technik, die leider häufig nicht den modernen Anforderungen entspricht oder teilweise sogar veraltet oder gar kaputt ist. Manchmal ist diese Technik dann auch limitiert in ihrer Lautstärke - und schon wird das schönste Partyvorhaben zu einer Sitzveranstaltung, weil nunmal „Highway to Hell“ von AC/DC nicht auf Zimmerlautstärke gut klingt. Darüberhinaus flackert das Licht ungesteuert wild herum und blendet die tanzende Meute. Mit einem Wort: Grauenhaft. Und was passiert eigentlich, wenn die Technik am Tag der Tage ausfällt? Ich möchte mir gar nicht ausmalen was los ist, wenn mitten im Eröffnungstanz plötzlich die Musik ausfällt...

Im Idealfall kann Dein DJ seine eigene Technik mitbringen, mit der er Woche für Woche arbeitet. Du weißt ja, ein vernünftiger Profi hat immer Ersatz dabei oder von vorneherein eine ausfallsichere Technik. Wenn ein Strahler ausfällt, ist das doof, aber im Zweifelsfall dann halt so. Bei Musik aber nicht, schließlich sollte diese lauter sein als ein Smartphone.

Fragt in diesem Zusammenhang auch direkt nach, ob es eine Brandmeldeanlage gibt. Wenn nämlich eine vorhanden ist und im Feiersaal Rauchmelder angebracht sind, darf keine Nebelmaschine benutzt werden! Sonst hast Du ganz schnell ungebetene Gäste in rot vor Ort.

Das ist übrigens einer der Gründe, warum ich die Vorgespräche mit Dir immer vor Ort führe. So kann ich mir direkt die Gegebenheiten vor Ort anschauen und Dich auch richtig beraten.

6. Gibt es eine Lautstärkebegrenzung? Wenn Ja, wie ist diese definiert?

Kommen wir nun zu dem aus DJ Sicht interessantesten und wichtigsten Punkt. Du solltest bei der Begehung vor Ort unbedingt fragen, ob es eine Begrenzung gibt.

Frage wirklich explizit folgendes:

- Gibt es eine Lautstärkebegrenzung? Wenn Ja, ab welcher Uhrzeit?

- Gibt es einen Limiter? ( Erklärung: Das ist ein Gerät, welches automatisch eine bestimmte Lautstärke vorgibt, also eben limitiert. ) Ein Limiter ist ziemlich oft bei bereits verbauter Technik vorhanden!

- Gibt es in unmittelbarer Nähe Nachbarn? Oder kannst Du bei der Location Deiner Wahl so laut und lange feiern, wie Du möchtest?

Bitte achte beim Besichtigungstermin unbedingt auf diese Punkte!

Tatsächlich gibt es einige Locations, in denen ich als DJ nicht mehr spiele wegen o.g. Punkte. Lass Dir auch nicht einreden, dass es nicht schlimm sei, den Bass ab 22.00 Uhr rauszudrehen. Es ist sehr wohl schlimm für die Stimmung auf einer Hochzeitsfeier. Es geht nicht darum, die Gäste dauerhaft mit einem Discopegel zu beschallen, aber die Möglichkeit muss einfach bestehen. Wie gesagt, anständige Rockmusik funktioniert auf Zimmerlautstärke nicht.

Lass Dir auch nicht einreden, dass 80 dB ( Dezibel ) ausreichend laut sei. Das mag zutreffen, wenn Du alleine mit Deinem Partner in der Location bist, aber bei Anwesenheit aller Gäste sieht es ganz anders aus. Reine Physik - jeder Körper schluckt Schall! Ich kann es daher nicht oft genug betonen. Es mag auf den ersten Blick sehr banal klingen, aber in einer „unlimitierten“ Location bist Du am Tag der Tage wesentlich glücklicher.

Auch ein Nachbar kann Dir die Laune verhageln, es gibt durchaus Locations, wo der Nachbar „per se“ die Polizei anruft ( egal ob er gestört wird oder nicht ). Alles schon erlebt in über 20 Jahren als DJ.

Ich stehe Dir gerne mit Rat und Tat zur Verfügung, schau auch gerne mal in meine Locationstipps. Dort sind nur Locations aufgeführt, in denen Du sorglos feiern kannst.

7. Dürfen eigene Getränke mitgebracht werden?

Ein Punkt, den ich weiter oben schon kurz einmal angerissen habe. In den allermeisten Locations ist das Getränkeangebot wirklich sehr reichhaltig und alles nur Erdenkliche ist vorhanden.

Trotzdem kann es vorkommen, dass Deine Freunde gerne etwas trinken, was es so nicht gibt. Frag einfach mal nach, ob du „XY“ mitbringen darfst und ob das ggf. etwas kostet.

Hier kann ich Dich wirklich beruhigen, in den allermeisten Fällen ist das für die Besitzer absolut unproblematisch. Nichtsdestrotz kann es passieren, dass Du sog. „Korkgeld“ zahlen musst. Wenn das so ist musst Du selber entscheiden, ob es Dir die Sache wert ist oder der Freundeskreis an Deinem Abend auf „XY“ verzichten muss.

8. Bietet die Location Stuhlhussen / Deko an?

Ein zugegeben ziemlich kontroverser Punkt. Stuhlhussen sind „eigentlich“ usus auf Hochzeitsfeiern ( ich habe noch nie eine Hochzeitsfeier mit unverkleidete Stühlen erlebt - außer der Stil ging eher in Richtung „rustikal“ ) - frag aber trotzdem einmal nach, ob Deine auserwählte Location das automatisch mit anbietet und was das ggf. Kostet.

Einige Locations dekorieren auch - lass Dir lieber einmal Bilder eines gedeckten Tisches zeigen, ob Dir das überhaupt zusagt. Turmhohe Kerzenständer sind vielleicht nicht unbedingt Dein Favorit, genauso wie lachsfarbene Tulpen... - von daher: ansprechen, um auf der sicheren Seite zu sein.

9. Gibt es einen Vertrag? Wie sind die Stornobedingungen?

Der letzte, aber dafür nicht minder wichtige Punkt. Den Blogbeitrag habe ich im April 2021 geschrieben. Je nachdem, wann Du diesen Beitrag liest, ist Dir ein gewisser Virus bestimmt ein Begriff.

Deswegen: Alles, was Du mit der Location besprichst und ausmachst, sollte am Ende auch im Vertrag schriftlich festgehalten werden. Schau bitte unbedingt nach, ob jede besprochene und im Idealfall von dir notierte Kleinigkeit auch dort aufgeführt wurde. Dazu sollten die Stornierungsbedingungen genannt werden! In meinen Verträgen findest Du beispielsweise ganz offen kommuniziert, was im Falle einer Stornierung passiert, welche Anzahlung geleistet werden soll und natürlich, dass eine Verschiebung ( bspw. aufgrund Corona ) kostenlos möglich ist.

Im Idealfall bietet Dir Deine auserwählte Location sowas auch an. Fragt auch hier gezielt im Gespräch mit dem Betreiber nach und lest den euch vorgelegten Vertrag nochmal durch, bevor ihr unterschreibt und anzahlt. Nichts ist ärgerlicher, als wenn Du Dich auf eine bestimmte Sache freust, die dann doch nicht umgesetzt worden ist.

Deswegen auch hier nochmal der Rat zu Punkt 6: Lasst es euch schriftlich geben, dass keine Lautstärkebegrenzung eingehalten werden muss. Wenn plötzlich am Tag der Feier von „Bass raus ab 22.00 Uhr“ die Rede ist, killt das nicht nur Deine eigene Stimmung.

10. Spezial Tipp

Ja, ich habe im 9 Punkte Plan noch einen 10ten Tipp für Dich.

Irgendwann endet halt jede Feier einmal, so schwer es manchmal ist. Wenn Du eine Location hast, die etwas weiter abseits liegt, aber die Gäste aus dem Umkreis kommen, rede vorher mit einem Taxiunternehmen.

Das hat den unschätzbaren Vorteil, dass dieses Unternehmen sich darauf einstellen kann, am Abend so und so viele Fahrten zu haben. Meistens wird dann extra ein Fahrer abgestellt, damit Deine Gäste schnell bedient werden können, wenn sie nach Hause möchten. Geh aktiv auf die Taxiunternehmen zu, eine einfache Frage kostet schließlich nichts.

So, wir sind am Ende des etwas längeren Blogbeitrags angelangt. Schön, dass Du bis zum Ende gelesen hast!

Der 9 Punkte Plan hilft Dir auf jeden Fall bei der Wahl der perfekten Location für Deine Hochzeitsfeier.

Wie versprochen, kannst Du ihn HIER als ausdruckbare Datei downloaden. HIER entlang geht es übrigens zu meinen Locationtipps. Auch hier gilt - je nachdem, wann Du diesen Beitrag liest, ist die Sektion noch etwas leer oder schon gut gefüllt.

Bis zum nächsten Blogbeitrag oder bald auf Deiner Hochzeitsfeier!

Dein Jens